Dans ce module, vous avez accès à :
Délivrance d'une clé ou F5
Retour d'une clé ou F6
Déclaration de perte d'une clé ou F7
Déclaration de défectuosité d'une clé ou F8
Délivrance en attente d'une clé ou F9
Dans la barre supérieure, sélectionnez MOUVEMENT DE CLÉ et cliquez sur le bouton DÉLIVRANCE ou utilisez le raccourci F5.
La fenêtre MOUVEMENTS DE CLÉS s'ouvre.
Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous voyez dans quelle installation ou quel bâtiment vous vous trouvez actuellement.
Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l'onglet RECHERCHE DE PERSONNEL, pour sélectionner un destinataire de clé.
Recherchez le titulaire de clé en entrant les premières lettres de son nom dans le champ Nom - 1, puis cliquez sur Rechercher personne.
Une liste de toutes les personnes correspondantes s'affiche.
Vous pouvez également cliquer sur la lettre correspondante dans l'alphabet de sélection. Une liste de toutes les personnes dont le nom commence par cette lettre s'affiche.
Pour désigner une personne comme titulaire de clé, double-cliquez dessus. Les données du titulaire de clé seront enregistrées dans le champ Titulaire de clé à gauche de la fenêtre.
Dans l'onglet RECHERCHE DE CLÉ, sélectionnez la clé à délivrer.
Entrez les premières lettres du numéro de clé dans le champ Numéro de clé et appuyez sur Entrée pour lancer la recherche.
Une liste de toutes les clés correspondantes s'affiche.
Vous pouvez également cliquer sur Rechercher clé pour afficher toutes les clés.
Sélectionnez la clé souhaitée et, en dessous de la liste des clés, toutes les copies disponibles de la clé sélectionnée seront affichées.
Double-cliquez sur l'exemplaire à délivrer pour l'ajouter à la section CLÉ À DÉLIVRER.
Vous pouvez également ajouter une date de retour et un dépôt, si nécessaire.
Le champ Clés en possession du titulaire affiche les autres clés détenues par le titulaire de clé.
Enregistrez la délivrance de la clé en cliquant sur le bouton Enregistrer (symbole de disquette).
L'impression d'un reçu est automatiquement déclenchée. Si les paramètres ont été configurés (voir Paramètres), la fenêtre PARAMÈTRES DE DÉLIVRANCE s'ouvre, où vous pouvez afficher un aperçu du reçu en cliquant sur LANCER.
Cliquez sur l'icône Imprimante pour imprimer le reçu de délivrance.
Dans la barre principale supérieure, sélectionnez MOUVEMENT DE CLÉ et cliquez sur le bouton RETOUR ou utilisez le raccourci F6.
La fenêtre MOUVEMENTS DE CLÉS s'ouvre.
Le retour de clé peut s'effectuer de deux manières :
Clés délivrées : Recherchez la clé et dans la liste des résultats, tous les exemplaires délivrés avec leurs titulaires seront affichés. Double-cliquez sur l'exemplaire à retourner ou faites un clic droit sur la clé et sélectionnez Retour.
Recherche de personnel : Recherchez le titulaire de clé et double-cliquez sur lui dans la liste des résultats. Ses données seront transférées dans le champ Titulaire de clé.
Dans la liste Clés en possession du titulaire, double-cliquez sur la clé à retourner. Les données de la clé seront transférées dans la section CLÉ À RETOURNER.
Enregistrez le retour de la clé en cliquant sur l'icône Disquette. Le reste de la procédure est similaire à la délivrance.
Remarque : Un trousseau de clés ne peut être retourné que dans son intégralité.
Dans la barre supérieure, sélectionnez le module MOUVEMENT DE CLÉ et cliquez sur le bouton DÉCLARATION DE PERTE ou utilisez le raccourci F7.
La fenêtre MOUVEMENTS DE CLÉS s'ouvre avec le modèle de perte. Suivez exactement la même procédure que pour un retour, mais l'exemplaire recevra le statut Perte.
Le champ Description des circonstances permet d'expliquer les conditions de la perte de la clé.
Attention : Cette description est uniquement imprimée, elle n'est pas enregistrée !
Dans la barre supérieure, sélectionnez le module MOUVEMENT DE CLÉ et cliquez sur le bouton DÉCLARATION DE DÉFECTUOSITÉ ou utilisez le raccourci F8.
La fenêtre MOUVEMENTS DE CLÉS s'ouvre.
Suivez la même procédure que pour un retour de clé. L'exemplaire recevra alors le statut Défectuosité.
Dans de nombreuses entreprises, les employés ou les artisans ne peuvent pas emporter les clés hors du site. Ils reçoivent les clés nécessaires chaque matin et les retournent le soir.
Ces clés sont donc en attente ; elles ne sont ni « en stock » ni « délivrées en permanence ». portier VISION appelle cela pendent.
Dans portier VISION, vous pouvez facilement gérer cette situation.
Lors de la délivrance de la clé ou du trousseau de clés, vous définissez le mouvement de la clé comme PENDENT d'un simple clic.
La délivrance se fait normalement. portier VISION mémorise cependant cette transaction pour plus tard, c’est-à-dire pour la délivrance exacte de cet exemplaire de clé à cette personne.
Lorsque la clé est retournée le soir, cliquez sur PENDENT dans le module MOUVEMENT DE CLÉ ou appuyez sur F9.
La fenêtre de délivrance s'ouvre. Cliquez sur la lettre initiale de la personne recherchée dans l'alphabet. portier VISION affiche une liste de toutes les personnes dont le nom commence par cette lettre et qui ont des clés en attente (pendent). Recherchez la personne, puis double-cliquez sur ses données.
Confirmez le retour en cliquant sur RETOUR PENDENT. Cet exemplaire de clé reste réservé et reçoit le statut PENDENT jusqu’à la prochaine délivrance.
Pour délivrer à nouveau la clé le lendemain, sélectionnez F9 et suivez la procédure décrite ci-dessus. Une fois la personne trouvée, cliquez sur DÉLIVRANCE PENDENT.
Pour annuler la réservation pendent, cliquez sur ANNULER PENDENT lors du retour.
REMARQUE : Il est possible de ne délivrer qu’un seul exemplaire en attente à la fois. Si vous souhaitez délivrer plusieurs clés en attente à une personne, utilisez la fonction Trousseau de clés.
